Chúng ta hay có thói quen đùn đấy công việc cho người khác, từ việc lớn đến việc nhỏ, từ cuộc sống thường nhật cho đến các công việc công sở, kinh doanh. Đôi khi những công việc chả có tý liên quan gì cũng đều được bạn giao việc, và thông thường chúng đều không mang lại hiệu quả tối ưu.
Thực trạng
Trong bài viết này, mình chỉ gói gọn phạm vi vào trong phạm vi công sở. Có thể bạn chưa nhìn nhận được sự phổ biến hoặc mức độ nghiêm trọng của việc đùn đẩy công việc này. Chúng ta hãy thử qua một vài góc nhìn nhé!
Trong các công ty nhỏ, khi các phòng ban chưa hình thành đầy đủ hoặc thiếu khuất đi một vài vị trí. Thành ra việc người có chuyên môn này lại được sếp giao cho công việc khác không liên quan là điều dễ hiểu. Và thế rồi, chúng ta sẽ thấy các công ty này đào tạo ra một lứa những nhân viên “nhạc nào cũng nhảy”, mảng nào cũng biết một chút; đặc biệt là các bạn sinh viên mới ra trường, được cọ sát, được sếp giao nhiều việc khác nhau thật đáng trân trọng. Điều này thực ra không hề sai, nhưng nó phải phù hợp, đặc biệt là phù hợp với năng lực của nhân viên đảm nhiệm công việc.
Không phải công ty nào cũng có đầy đủ tất cả các bộ phận trong suốt quá trình phát triển. Chẳng hạn như bộ phận Code website chỉ cần thiết khi xây dựng web hoặc chỉnh sửa. Và việc của chúng ta là cần có một đơn vị/ cá nhân có đủ năng lực để tư vấn/ thực thi công việc hiệu quả nhất, chứ không phải là để một bạn nhân viên trong nào đó không có đủ năng lực ngồi nghiên cứu, học hỏi và thực thi như một con cá ngập giữa một bể kiến thức mới.
Thông thường các công ty sẽ phân cấp theo 3 bậc cơ bản: quản lý cấp cao ( CEO) / quản lý cấp trung ( trưởng bộ phận – trưởng phòng) và nhân viên. Và hiển nhiên, mỗi cấp bậc lại có một nhiệm vụ riêng. Nhưng ở các công ty nhỏ hoặc hay có biến động nhân sự sẽ có sự kiêm nhiệm các vị trí. Theo nguyên tắc quản lý, mỗi cấp bậc nên tập trung vào chức năng chính của mình để đạt được hiệu quả cao nhất. Cấp bậc quản lý cần tập trung vào xây dựng chiến lược, kế hoạch thực thi, đo lường, điều chỉnh và báo cáo để ra các quyết định tiếp theo. Cấp bậc nhân viên nên tập trung vào các công việc chuyên môn, thực thi công việc. Sự lộn xộn trong phân việc giữa các cấp bậc sẽ xảy ra tình trạng chồng chéo phạm vi công việc, quyền hạn và nghĩa vụ, khiến công việc không được hiệu quả.
Đừng đùn đẩy công việc của mình cho người khác
Tại sao mình lại nói đùn đẩy công việc cho người khác là không hiệu quả? Vậy những nhân viên cứng lên cấp quản lý thì sẽ thế nào?
Thứ nhất, nó ảnh hưởng đến các công việc hiện tại. Hãy chỉ nên giao thêm những công việc nằm ngoài phạm vi NẾU nhân viên đó có thể control được toàn bộ công việc hiện tại, có thể sắp xếp thời gian đảm nhận thêm công việc. HOẶC nhân viên đó có thể là lựa chọn tối ưu toàn thời gian cho công việc mới, và bạn sẽ tìm người thay thế đảm nhận công việc hiện tại.
Thứ hai, tốn thời gian để tìm tòi, học hỏi thêm. Tất nhiên, với một lĩnh vực, công việc mới thì chúng ta sẽ mất nhiều thời gian để tìm hiểu và thực thi, thời gian đó bạn dành cho công việc hiện tại liệu rằng có mang lại hiệu quả tốt hơn không?
Thứ ba, chất lượng không thể bằng những người chuyên môn, có kinh nghiệm. Dù gì đi nữa, bạn có chăm chỉ học hỏi thì cũng không thể bẳng những người vừa có lý thuyết, vừa có kinh nghiệm thực tế. Thậm chí, nhiều khi mức lương cho công việc hiện tại cao hơn với công việc bạn được giao thêm, vậy thì chẳng phải chúng ta đang lãng phí nguồn lực mà lại không mang lại hiệu quả cao?
Thứ tư, thậm chí kết quả không sử dụng được hoặc dùng được nhưng chỉ được một thời gian ngắn lại phải thay đổi làm lãng phí nguồn lực. Đây là một thực trạng phổ biến trong nhiều doanh nghiệp hiện nay. Các sếp chỉ biết giao công việc xuống mà chẳng cần quan tâm liệu bạn nhân viên đó có hoàn thành tốt công việc hay không, cần thêm định hướng gì. Thậm chí kết quả bạn nhân viên mang lại không biết là có hiệu quả hay không, có đúng thứ mà mình mong muốn hay không.
Vậy những nhân viên cứng lên quản lý đội nhóm, quản lý cấp trung cần phải làm gì? Đặc điểm của nhóm đối tượng này là làm công việc chuyên môn rất tốt, tiếp thu nhanh và có khả năng kiêm nhiệm thêm những công việc khác. Tuy nhiên cần phải đảm bảo công việc chuyên môn vẫn hoàn thành tốt, cần đầu tư thêm thời gian và kỹ năng ngoài giờ để học thêm kiến thức và áp dụng vào công việc. Và điểm mấu chốt ở đây là phải có kiến thức nền, học hỏi, được đào tạo bài bản để kiêm nhiệm thêm công việc có sự hiệu quả.
Giải pháp nào cho tình trạng này
Mời chuyên gia. Hãy mời những người có kiến thức và kinh nghiệm trong việc này để tư vấn và đưa ra giải pháp cho vấn đề bạn gặp phải. Mặc dù có thể chi phí hơi đắt nhưng bạn sẽ biết chính xác thứ mình cần là gì, các bước tiếp theo phải làm những gì để đi đúng hướng, tránh lãng phí thời gian và công sức. Nếu đặt lên bàn cân so sánh thì đây lại là cách làm thông minh trong việc tiết kiệm ngân sách.
Cập nhật kiến thức nền. Và để hiểu được sự tư vấn của chuyên gia, bạn cũng cần phải cập nhật cho mình kiến thức cơ bản trước để mình hiểu được vấn đề, tránh trường hợp mời chuyên gia chưa đủ năng lực hoặc lừa đảo. Nắm vững kiến thức đến đâu, bạn sẽ hiểu vấn đề và tối ưu được công việc đến đó.
Hiểu rõ bản thân muốn gì, thị trường phát triển ra sao. Đây là định hướng và tầm nhìn quan trọng khi bạn đưa ra bất kỳ một quyết định gì. Phải hiểu rõ thứ mình đang cần là gì, nó có đúng với xu thế phát triển của thị trường hay không; kết quả thế nào là đạt, nếu chưa đạt thì chỗ nào chưa đạt.
Giới thiệu một vài cuốn sách hay
